프로젝트 산출물(기획서 등) 작성법 첫번째 - 국비지원무료교육

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들어가는 말

이 글은 스마트인재개발원 '1차 프로젝트 과정'에 설강된 "프로젝트 기획 방법론" 일부를 글로 정리한 것입니다. 강사는 스마트인재개발원 김동원 선생님이시고 사견을 원 강의에 첨언하였음을 알려드립니다.

우리 모두는 매일 기획서를 마음속에 작성한다. '오늘은 뭘 해야겠다. 이걸 오늘 끝낼 수 있을까?' 수없이 많은 다짐과 자문자답을 자기확신이 들때까지 계속하고, 저녁엔 다시 하루를 복기하며 잘잘못을 따진다. 그렇다. 우리는 이미 기획자이자 기획을 기반한 실행 전문가다. 하지만 막상 어떤 목표를 잡고 앞으로 나아가기에는 막연하고 답답하다.

이 글을 통해 어두운 밤 길을 밝혀주는 가로등과 등대처럼 우리에게 익숙하지만 글로 표현하기 어려운 프로젝트 기획서 및 제반 서류에 관한 가이드를 제시해 주고자 한다. 

이 주제는 총 7개 정도의 글로 나뉘어 매주 이 블로그에 실릴 예정이다. 이 글은 첫번째인 프로젝트 계획 단계이다.

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프로젝트 산출물 작성법 1

 

첫번째. 기획단계(WBS 포함)

1. 왜 우리는 문서를 만들어야 하는가?

아니, 개발하기도 바빠 죽겠는데 문서도 만들어야 돼? 그리고 만들 문서가 뭐가 이렇게 많아!

이럴 수 있지만 이거 정말 위험한 생각이다. 여러가지 프로젝트를 해본 경험에 비추어 보면 프로젝트는,

• 첫째. 이런 저런 이유로 늘어져서 기간내 완성을 못한다거나,

• 둘째. 항공모함을 만들려고 했는데, 종이배를 만들었다거나,

• 셋째. 분명 고객이 또는 내 자신이 원하는 대로 만들었는데 기능이 몇 가지 빠져있거나,

• 넷째. 팀 작업시 어떤 사람은 작업 부하 걸려서 며칠을 날을 새우고, 어떤 사람은 술마시느라 날을 새우고,

• 다섯째. 기능 추가가 수시로 발생하여 프로젝트 결과물이 프랑켄슈타인이 되버린다든가 하는 일련의 일들이 수도 없이 발생한다.

팀 작업이든 개인 작업이든 프로젝트 수행시에 선행 문서작업은 필수다.

 

이제는 위 질문에 대한 아래의 답이 이해가 갈 것이다.

💡문서로 개발일정, 방법론을 미리 정의함으로써, 프로젝트 진행 시 생길 수 있는 문제를 미연에 체크하여 이슈를 줄일 수 있다.

 

프로젝트 산출물 문서화 작업은 개인 프리랜서도 마찬가지.

💡클라이언트와의 모든 미팅 후 문서화는 필수다. 문서 작성 후 미팅 내용을 클라이언트와 공유하면 항상 발생하는 클레임에 대응하기 쉽다.

 

2. 프로젝트 실행 순서

프로젝트는 결과물이 나올 때까지 계획, 분석, 설계, 구현, 시험, 관리의 순서를 거친다. 이 과정이 절대적인 것은 아니지만 이 과정의 순서에 맞추어 산출물 문서 작업을 시행한다. 그러면 문제가 없는 프로젝트 결과물을 얻을 수 있다.

실제 현업에서는 엄청난 양의 문서를 요구한다. 각각의 요소별로 별도의 문서로 관리하기 때문이다. 그래서

프로젝트는 문서로 시작하여 문서에서 끝난다.

 

1. 계획

• 어떤 식으로 어떤 일정으로 가지고 몇 명의 인원을 투입할 것인지, 소요 예산 같은 기본적인 정량적 필요 사항을 계획 단계에서 책정한다.
• 요구 문서: 프로젝트 기획서

2. 분석

• 프로그램을 개발하는 사용자들의 니즈 파악한다. 사용자의 편의성 제공이 가장 중요한 덕목인데 이것을 충족시키고자 어떤 서비스나 기능을 제공할지를 논의한다.

3. 설계

• 기반을 마련하는 것이다.
• 시스템, 데이타베이스, 인터페이스, 유아이 등을 구축 설계한다.

4. 구현

• 계획, 분석, 설계를 기반으로 실제 프로그램을 구현한다.

5. 시험

• 만든 프로그램들이 잘 구현이 잘 되었는지 기능들이 요구한 대로 잘 되었는지 테스트를 진행한다.

6. 관리

• 실제 프로젝트들이 진행될 때 일정이나 프로그램 구현이 잘 되고 있는지 수시로 체크한다.

 

3. 프로젝트 기획서 작성 요령

기획서 내 브레인스토밍 관련 표. 자유로운 분위기에서 회의를 열고 결과를 정리하여 문서화한다. 앞에서 작성하기 보단 회의가 끝난 후 작성.

브레인 스토밍은,

팀별로 논의했던 주제를 나열한다. 그 주세에 대한 제안 이유를 문장으로 서술한다.

프로젝트 방향성이란 무작위로 진행하기 보단 내가 사용하고 싶은 현황, 기술을 사전에 필터링을 하는 거고 그걸 문장으로 나타내는 것.

작은 미니 프로젝트도 기획서가 필요하다. 머리 속에서 먼지 묻은 예전 기억을 끄집어 내는 것 보다 정리한 기획서 한 줄 읽는게 정확성과 속도를 동시에 얻을 수 있다.

 

아이디어 주제는,

‘가열기능이 있는 IoT 기반 cup tumbler’라고 하면 가열기능은 기능이고 컵 텀블러는 서비스다.

💡어떤 기술을 기반으로 어떤 서비스를 제공 하겠다는 내용이 주제가 된다.

 

제안배경 및 필요성은,

💡내가 왜 이 프로젝트를 해야 하는지 이유를 적는다.

"현 시장 상황은 이렇더라." 라는 내용 → 분석. → 이렇게 분석 해보니 이러한 서비스가 필요하고 문제를 가지고 있더라는 내용을 적는다. (제안 배경)

그래서 이러한 문제를 개선시키는 부분을 드러낸다. 개선할려면 서비스가 필요하고 서비스를 제공하기 위해서는 기능들이 필요하다.(필요성)

이 프로젝트를 통해서 위에 나열이 된 서비스와 기능들을 개발하겠다는 것을 작성한다. (필요 욕구를 충족하는 부분 설명)

• 이 세가지가 반드시 명시되어야 함. ( 위 두가지라도)

 

유사제품 현황 및 비교

내가 서비스하고 하는 주제에 대한 유사제품은 반드시 있다. 그래서 내가 만들고자 하는 서비스와 비교분석 한다. (SWOT 분석의 축약판)

이걸 표로 만들면 좋다.

제품간의 비교는 자신의 제품의 우위를 한 눈에 알아 볼 수 있도록 표로 작성한다. 물론 표보다 더 효과적인 방법이 있다면 그걸 사용한다.

 

💡이 표를 통해 우리 서비스과 기능의 우수성과 독창성을 어필한다.

제안내용

- 개발목표와 개발내용으로 구분한다.

개발목표	개발내용
정성적(추상적) 기술	정량적(구체적) 기술

 

개발 목표

1. 개발 목표는 정성적인 내용을 기술한다.
   • 정성적 → 시장이 이렇드라 → 문제 → 개선 → 프로젝트 필요. 이 순서로 논리를 펼친다.

💡현재 상황에 누구를 대상으로 어떤 서비스를 제공함으로써 어떤 결과를 얻어 내겠다.

• b. 개발 목표 기술
  • 예) 교육 서비스 플랫폼 개발
    코로나 시대에 미취업자를 대상으로 비대면, 온라인 교육 관리 및 학습 관리 서비스를 제공함으로써 미취업자의 개인 학업 성취도 향상 및 취업률 제고를 하는 것이 우리가 이번 프로젝트를 만드는 목표다.

개발 내용

1. 개발 내용은 정량적(수치)인 내용을 기술한다.

예) 교육 서비스 관련 내용

• 교육 관리 서비스 A
  • 기능 A
  • 기능 B
• 교육 관리 서비스 B
• 분석 모듈 - 모델
• 센서 모듈 - 모델
  • 위 분석, 센서 서비스를 제공하기 위한 핵심 알고리즘(모델)이 들어갈 수 있다.
    (예) 머신러닝 기반의 텍스트 분석 모듈

• 인터페이스
  • 통합 서비스 제공.
  • (예) GUI기반의 비대면 학업관리 인터페이스

수행방법

수행방법은 데이터확보방안과 추진 전략으로 나눌 수 있다.

1. 데이터 확보방안
2. 추진 전략

 

1. 데이터 확보방안

1. 데이터 수집 방법
   • 크롤링,
   • 공공데이터
   • 민간 데이터
2. 데이터 출처
   • 어디에서 가져 왔는지
3. 데이터 수집건수(십만건)

💡 데이터 확보방안의 구체적이고 명확한 근거 제시는 데이터 신뢰성을 보장한다.

2. 추진전략

계획 → 분석 → 설계 → 구현 → 시험 → 관리 순서로 일정을 표로 만든다. 수행내용, 수업일정, 담당자등으로 나눠 정리하고 이를 산출문서(WBS)로 정리한다.

추진 일정표 작성

 

• WBS(Work Breakdown Structure, 업무분류체계

프로젝트 일정과 진척률을 관리하는 기본 문서이다.

WBS는 프로세스나 일정에 대한 기술이 아니라, 프로젝트의 성과물이나 업무범위를 기술하고 상세화 하는 것에 한정된다. 이것은 프로젝트의 업무를 보다 작고, 보다 관리하기 용이한 업무 조각으로 나누는데, 이해 당사자들간 의사소통과 프로젝트를 효과적으로 관리하고 통제하기 위하여 요구사항 레벨까지 책임을 명확하게 규명하는 것을 지원한다. ( 메가프로젝트를 위한 업무분류체계기준 개발, 국토해양부 연구비 지원, 과제번호 07도시재생A03)

업무분류표. 이를 바탕으로 업무 분장과 업무 일정을 관리한다.

팀원 및 팀원의 역할

• 팀원은 맨 먼저 결정되지만, 팀원의 역할 분담은 맨 마지막에 모든 것이 다 결정되면 수행할 내용이다. 그래야 팀원의 특성과 재능에 맞춰 작업 분담을 할 수 있다.
• 제안내용의 개발내용에서 서비스 기능들을 WBS에 적고, 그 내용들을 역할로 팀원들에게 하나씩 배분한다.

예) WBS에 따른 팀원 지정 및 역할 분담

직책	이름	WBS	작업이름
팀장	홍길동		프로젝트 총괄, 일정계획, 하드웨어 제작
팀원	심청	1.3.1.1	발음 사전 생성기 개선, 설계 문서 작성
팀원	이도령	1.3.1.2	음향/언어 모델용 DB 수집, 반영
팀원	방자	1.3.2.4	GpD 설계 보완 2차
팀원	향단이	1.3.1.4	일본어 인식성능 평가

 

기대효과 및 활용방안

문제점을 개선한 부분이 기대효과가 되겠다. A라는 부분에 적용한 이 기능을 C라는 산업 분야에서 활용할 수 있다는 확장성을 어필한다. 이 프로젝트의 또다른 가능성을 말하는 건데 일종의 조커같은 거다. 마지막 승기를 잡는 쐐기같은 것. 

구현되지도 않은 프로젝트의 말도 안되는 거지만 여기에 그 말도 안되는 예상 효과라든가, 앞으로의 계획을 현실가능하게 적는다. 

 

• 정부주관 공모 사업을 따내기 위한 기획서 작성이든, 동네 식당 사장님 설득을 위한 홍보 웹사이트 제작 기획서든 우리는 크고 작은 비즈니스에 기획서를 작성하고 그 기획서를 포함한 서류들을 토대로 일을 추진한다. 기획서로 클라이언트를 만나고, 사업을 진행하고, 마지막에 기획서를 포함한 각종 서류와 산출물을 비교, 평가하고 마무리한다.
   
• 그래서 좀더 구체적이고 신중하게, 그리고 설득력을 갖춰야 한다. 구체적일 수록 일하는 팀원들도 자신이 끝마쳐야할 부분을 정확하게 알 수 있기에 힘이 난다. 

살면서 One-page Proposal 부터 팀을 만들어 한권짜리 기획서까지 작성해 봤지만 이번에 김동원 쌤이 프로젝트 산출물 작성법에 대해 정리해 주신 시간이 나에게는 60갑자 내공을 얻을 수 있는 비급을 받은 느낌이다.

이 글을 읽고 참고하며 기획서 작성을 한다면 분명 좋은 평가를 받을 수 있으리라 확신한다.